Dopo aver deciso di posticipare ad ottobre il Gp del Giappone, la Dorna non è rimasta con le mani in mano ed ha subito iniziato ad organizzare la logistica della trasferta verso Jerez.
Se è vero che piloti ed addetti ai lavori erano ancora per la maggior parte in Europa, il materiale dei team era già stato inviato a Motegi, quindi non c'era tempo da perdere per fare in modo di farlo arrivare in tempo per la gara di Jerez de la Frontera, che andrà in scena tra una settimana, evitando di incappare in guai legati ai disagi aerei creati dall'eruzione vulcanica in Islanda.
Il piano di volo dei tre Boing 747 che dovranno portare le 600 casse di materiale è stato stabilito e prevede il loro arrivo all'aeroporto di Siviglia tra lunedì 26 e martedì 27. I primi due partiranno da Niarita, nei pressi di Tokyo, e faranno rotta verso Helsinki, prima di dirigersi proprio in terra andalusa.
In caso di eventuali problemi, questi potranno anche fare una rotta alternativa, facendo scalo ad Anchorage, in Alaska, ed a New York, per poi arrivare sempre a Siviglia. Il terzo aereo invece transiterà per la Siberia, facendo tappa in Kazakistan, per poi atterrare nel capoluogo andaluso nel pomeriggio di martedì 27.
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